Administrative Support (MGMT 2024-14)

20 years leading frontier research and scientific career development   The Institute of Chemical Research of Catalonia stands as a forefront research centre dedicated to advancing scientific knowledge, with a commitment to addressing social and economic challenges, such as climate change, sustainable raw material supply and energy sources. Distinguished with two Severo Ochoa excellence accreditations, ICIQ is globally recognized as a benchmark in cutting-edge chemical research. Our Institute comprises 316 researchers, organized into 18 research groups that specialize in sustainable catalysis, renewable energies, and health. Excellence is propelled through the seamless integration of computational and experimental research methodologies. ICIQ researchers have achieved significant success, securing 25 projects funded by the European Research Council (ERC Grants). Additionally, 8 of our researchers hold ICREA professorships, solidifying ICIQ’s position as a premier centre attracting international talent. Situated in Tarragona, at the heart of Southern Europe’s major petrochemical complex, ICIQ actively collaborates with the industry, facilitating the transfer of knowledge and driving the development of innovative applications, with a distinct emphasis on patents and spin-offs. A cornerstone of our mission is the training of the next generation of scientists through high-level education programmes. As a CERCA centre and member of BIST, ICIQ is committed to shaping the future of chemical research as a driving force for contributing to a sustainable and equitable development. For further information, please visit www.iciq.es 2024. All rights reserved. ENGLISH VERSION Administrative Support (Ref: MGMT 2024-14 ) The Institute of Chemical Research of Catalonia (ICIQ) is looking for an Administrative Support, to cover a sick leave, with estimated time of 3 months. ICIQ is one of the world’s internationally recognized leading institutions in the field of chemistry committed to solving major social and economic challenges by conducting top quality research in three main areas: Sustainable Catalysis , Renewable Energy and Health . The institute also aims at training the future generation of scientists by offering high-quality educational programs to master, PhD students and postdoctoral researchers (full details on http://www.iciq.org/ ). Responsibilities Under the supervision of the Controlling Unit Manager, the applicant’s responsibilities will include: Confirm prices and delivery time with the supplier, file documentation related to the purchase request via Docuware. Correct errors in orders. Generate and send orders to suppliers once authorized requests are received. Manage invoice payments. Process orders via web. Track pending orders and update data in SAP, inform SAP users. Claim pending orders after the deadline, products in poor condition, etc. Process returns with suppliers. Inform groups of return conditions when necessary. Coordinate returns between groups, logistics, reception and supplier. Archive documents related to requests and orders with the Docuware application Placing orders when administrative support is absent or on vacation. Providing support, when necessary, to the Administrative Support Unit within the areas of competence of the unit (mostly the scope of purchasing orders/reporting of research projects and travel organization and settlement of expenses). Processing purchasing orders and their follow-up. Reporting of research projects – including intermediate and final reports and control of abstracts, presentations, posters to ensure publicity on funding. Management of invoices, payments, and control of the budget of the research groups. Requirements CFGS in Administration and Finance or equivalent. Catalan, Spanish and English level: fluent conversation (certificates not required). Good knowledge of Microsoft Office tools (Outlook, Excel, Word and PowerPoint). Experience with SAP. Valued qualities and skills: Detail-oriented person. Ethical integrity. Organizational skills. Flexibility and adaptability to change. Good communication skills. Creativity and Innovation. We offer: A full-time employment contract to cover a sick leave for the duration of the sick leave (estimated time 6 months). Remuneration according to individual’s qualification/experience. Salary split in twelve monthly payments Incorporation: Immediate OTM-R principles in the selection processes ICIQ follows the principles of Open, Transparent and Merit-based Recruitment (OTM-R) and the Code of Conduct for the Recruitment of Researchers as established by the European Commission. ICIQ follows in its selection process a gender equality opportunity policy and a non-discrimination policy on the basis of age, ethnic or social origin, religion or belief, sexual orientation, language and disability. ICIQ is committed to promoting a work-life balance for its employees and, as such, offers flexible working hours. Selection Process ICIQ’s selection process usually entails the following phases: Pre-selection: The pre-selection process will be based on qualifications and expertise as reflected on the candidates’ CVs. This phase is merit-based. Interview: Preselected candidates will be interviewed by the Hiring Manager of the position and the appointed Selection Committee. Offer Letter: Once the successful candidate is selected, the People Unit will extend a Job Offer, specifying the start day, salary and overall job conditions. For further information, you can visit our HR Excellence in Research page at: HR Excellence in Research (iciq.org) VERSIÓ EN CATALÀ Suport Administratiu (Ref: MGMT 2024-14) L'Institut Català d'Investigació Química (ICIQ) està buscant un tècnic de Suport Administratiu, per cobrir una baixa laboral, amb un temps estimat de 3 mesos. L'ICIQ és una de les principals institucions líders mundials reconegudes internacionalment en el camp de la química compromesa amb la resolució dels grans reptes socials i econòmics mitjançant la realització d'investigacions d'alta qualitat en tres àrees principals: Catàlisi Sostenible, Energies Renovables i Salut. L'institut també té com a objectiu formar la futura generació de científics oferint programes educatius d'alta qualitat a estudiants de màster, doctorat i investigadors postdoctorals (tots els detalls sobre http://www.iciq.org/ ). Responsabilitats Sota la supervisió del cap de la unitat de Controlling, les responsabilitats del sol·licitant inclouran: Confirmeu els preus i el termini de lliurament amb el proveïdor, arxiveu la documentació relacionada amb la sol·licitud de compra a través de Docuware. Corregir errors en les comandes. Generar i enviar comandes a proveïdors un cop rebudes les sol·licituds autoritzades. Gestionar el pagament de factures. Tramitar comandes via web. Feu un seguiment de les comandes pendents i actualitzeu les dades a SAP, informeu els usuaris de SAP. Reclamació comandes pendents fora de termini, productes en mal estat, etc. Tramitar devolucions amb proveïdors. Informar els grups de les condicions de devolució quan sigui necessari. Coordinar les devolucions entre grups, logística, recepció i proveïdor. Arxivar documents relacionats amb peticions i comandes amb l'aplicació Docuware Realització de comandes en cas d'absència de suport administratiu o de vacances. Donar suport, quan sigui necessari, a la Unitat de Suport Administratiu en les àrees de competència de la unitat (principalment l'àmbit de les ordres de compra/informe de projectes d'investigació i l'organització de viatges i liquidació de despeses). Seguiment de les comandes Reports dels grups de recerca, presentacions,… Control pressupostari de facturació i pagaments Requisits CFGS d'Administració i Finances o equivalent. Nivell de català, castellà i anglès: conversa fluida (no cal certificat). Bon coneixement de les eines de Microsoft Office (Outlook, Excel, Word i PowerPoint). Qualitats i habilitats valorades: Persona orientada al detall. Integritat ètica. Habilitats organitzatives. Flexibilitat i adaptabilitat al canvi. Bones habilitats comunicatives. Creativitat i innovació. Experiència amb SAP. Oferim: Contracte de treball a jornada completa per cobrir una baixa mèdica mentre duri la baixa (temps estimat 6 mesos). Retribució d'acord amb la qualificació/experiència de la persona. Salari fraccionat en dotze mensualitats Incorporació: Immediata Principis OTM-R en els processos de selecció L'ICIQ segueix els principis de contractació oberta, transparent i basada en el mèrit (OTM-R) i el Codi de conducta per a la contractació d'investigadors establerts per la Comissió Europea. L'ICIQ segueix en el seu procés de selecció una política d'igualtat d'oportunitats de gènere i una política de no discriminació per raó d'edat, origen ètnic o social, religió o creences, orientació sexual, llengua i discapacitat. L'ICIQ es compromet a promoure la conciliació de la vida laboral i familiar dels seus empleats i, com a tal, ofereix flexibilitat horària. Procés de selecció El procés de selecció de l'ICIQ sol comportar les següents fases: Preselecció: El procés de preselecció es basarà en la qualificació i l'expertesa reflectides en el currículum dels candidats. Aquesta fase es basa en mèrits. Entrevista: Els candidats preseleccionats seran entrevistats pel responsable de contractació del lloc i el Comitè de Selecció designat. Carta d'oferta: Un cop seleccionat el candidat seleccionat, la Unitat de Persones ampliarà una Oferta de Treball, especificant el dia d'inici, el salari i les condicions generals del lloc de treball. Per a més informació, pots visitar la nostra pàgina de HR Excellence in Research .